一般來(lái)說(shuō)，正文超過(guò)500字就得留心了。這個(gè)長(zhǎng)度在手機(jī)上得劃好幾下才能看完，收件人讀起來(lái)費(fèi)勁，記不住重點(diǎn)，愿意回復(fù)的概率也會(huì)變低。不過(guò)也不能只看字?jǐn)?shù)，還得看內(nèi)容是啥、復(fù)不復(fù)雜，以及對(duì)方平時(shí)忙不忙。

   短郵件就很省心，200字以內(nèi)的，適合日常辦瑣事用。比如約個(gè)會(huì)、確認(rèn)個(gè)任務(wù)，或者簡(jiǎn)單問(wèn)個(gè)事，信息清楚、目的明確，對(duì)方一眼就能看明白，回復(fù)也快。要是內(nèi)容到了200-500字，可能是稍微復(fù)雜點(diǎn)的說(shuō)明或匯報(bào)，比如講項(xiàng)目進(jìn)展、說(shuō)遇到的問(wèn)題，這時(shí)候用郵件還能hold住。

   但一旦超過(guò)500字，往往信息量就大了，要么結(jié)構(gòu)復(fù)雜，要么帶技術(shù)細(xì)節(jié)。再硬塞在正文里，很容易讓對(duì)方信息過(guò)載，反而達(dá)不到溝通效果。尤其像有大量數(shù)據(jù)、要對(duì)比好幾個(gè)觀點(diǎn)、寫操作步驟，或者講技術(shù)細(xì)節(jié)的內(nèi)容，不如整個(gè)附件。比如調(diào)研報(bào)告、方案草稿、規(guī)章制度這些，放附件里排版更清楚，對(duì)方也方便下載保存，以后想查也好找。

   另外，有些事本來(lái)就不適合發(fā)郵件。比如需要好幾個(gè)人協(xié)調(diào)、有爭(zhēng)議，或者得深入討論的話題，光靠郵件來(lái)回發(fā)，很難達(dá)成一致，還可能越說(shuō)越亂、拖時(shí)間。這時(shí)候不如約個(gè)短會(huì)，或者當(dāng)面聊，效率高多了。特別是涉及敏感事、緊急情況，或者需要拉近距離的場(chǎng)合，實(shí)時(shí)溝通能馬上解答疑問(wèn)、顧及情緒，推進(jìn)事情也快。

   要是實(shí)在沒(méi)辦法，必須發(fā)長(zhǎng)郵件，也能想辦法讓對(duì)方讀著舒服點(diǎn)。比如開頭先用一兩句話把核心內(nèi)容說(shuō)清楚，讓對(duì)方先抓住重點(diǎn)；段落別堆在一起，用小標(biāo)題或符號(hào)分開，引導(dǎo)閱讀節(jié)奏；關(guān)鍵信息可以加粗，但別加太多花里胡哨的格式；加了附件的話，記得在正文里簡(jiǎn)單說(shuō)下附件是啥、有啥用，免得對(duì)方漏看。

   發(fā)郵件的核心是把信息準(zhǔn)確、高效地傳出去，不是自己寫爽了就行。選哪種溝通方式，得先考慮對(duì)方讀著方不方便，別死盯著郵件一種形式。短平快的內(nèi)容繼續(xù)用郵件正文，長(zhǎng)的、有條理的內(nèi)容就放附件，復(fù)雜或敏感的事優(yōu)先當(dāng)面聊或開短會(huì)。多替對(duì)方著想，靈活點(diǎn)選方式，職場(chǎng)溝通才能更順暢。